カウンセリングで体調やアレルギーをうかがうときの、個人情報の扱い方
施術を安全に行うために、カウンセリングで体調、服用中のお薬、アレルギー、妊娠の可能性などをうかがうサロンは多いと思います。こうした情報は、お客様にとって人に知られたくない内容であることが多く、扱い方にも気をつけたいところです。ここでは、個人情報保護法の考え方を一般的な範囲で整理します。
「要配慮個人情報」とは
個人情報保護法では、本人に対する不当な差別や偏見などの不利益が生じないよう、取扱いに特に配慮が必要な個人情報を「要配慮個人情報」と定めています。人種、信条、病歴、犯罪の経歴などのほか、政令で、心身の機能の障害があること、健康診断等の結果、医師等による診療や調剤が行われたことなどが挙げられています。
カウンセリングでうかがう内容のうち、たとえば「現在通院中のご病気」や「通院中の肌のトラブル」は病歴などに当たる可能性があります。アレルギーやお薬、妊娠などがどこまで該当するかは、聞き方や内容によって判断が分かれることもあります。迷う項目は、要配慮個人情報と同じように慎重に扱っておくのが無難です。
取得するときは、原則として本人の同意を
要配慮個人情報を取得するときは、法令に基づく場合などの例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ることが必要とされています（個人情報保護法第20条第2項）。また、本人の同意なく第三者に提供できる例外の一つである「オプトアウト」の手続きは、要配慮個人情報には使えません。
実務では、次の点を押さえておくとよいでしょう。
- 何のために聞くのか（施術をお受けいただけるかの確認など）を、設問のそばに示す
- 健康に関する設問は、ほかの設問とは分けて同意をいただく
- 答えたくない項目は空欄でもよいことを伝える
- 同意をいただけなかった項目は保存しない
集めたあとの扱いも大切
同意をいただいて集めた情報も、見られる人を限る、紙のシートは鍵のかかる場所に保管する、不要になった情報は消すなど、安全管理のための措置を講じることが求められます（同法第23条）。利用目的をあらかじめ特定し、公表または本人に通知しておくことも基本です。お客様から開示や削除を求められたときの窓口と手順も決めておきましょう。
ここで紹介したのは一般的な考え方です。お店の状況に合わせた判断が必要な場合は、個人情報保護委員会のガイドラインやQ&Aを確認し、必要に応じて専門家に相談してください。
salove のカウンセリングシートでは
salove のカウンセリングシートでは、業種ごとに用意した設問のうち、健康に関わる設問を要配慮情報として扱い、利用目的を示したうえで個別の同意をいただいてから保存します。同意がない場合、その項目は保存しません。答えは顧客カルテに紐づき、施術前の確認に使えます。現在、すべての機能を無料で提供しています。
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